كل صباح جديد هدية لنا من الله تعالى

المحور: سعادة المتعاملين وفنون الاتصال والتواصل الوظيفي

الكاتب: منى جواد سلمان

الموضوع: كل صباح جديد هدية لنا من الله تعالى - 2013

ماذا لو اعتبرت أن كل صباحٍ جديد هدية لك من الخالق لتعيش بسعادة ورضا واطمئنان أكثــر، فتقوم بإرسال هذا الإحساس الجميل للآخرين!.

جرب ذلك، وستجد استجابة سريعة في سلوكك اليومي عن طريق إرسال رسائل إلى العقل الباطن فيقوم بدوره في التأثير المباشر على عضلات وجهك وصدرك وجسمك، ويغير في طريقة تنفسك ونبرة صوتك وجميع تفاعلاتك الكيميائية. إنها الحقيقة التي أثبتها الطب الحديث والتجارب العملية التي لا تقبل الجدال، حيث أننا بنفس الكيفية نستطيع أن نؤثر في الآخرين ونبث فيهم الرضا.

كيف تقوم ببث إحساس الرضا في الآخرين وتترك انطباعاً جيداً عن شخصك ومؤسستك؟.. لأن "الكلمة الطيبة صدقة" فإن أبسط ما يمكن أن تقدمه دون عناء أو جهد يكمن في كلمةٍ طيبةٍ تدل على نبـل أخلاقك وسمو تفكيرك، ومجالاتها واسعة في العمل، فمن خلال دورك كموظف بمنطقة الشارقة التعليمية يمكنك أن تترك انطباعاً مميزاً لدى جميع فئات المتعاملين، سواء المتصلين أو الزائرين شخصياً. فعلى سبيل المثال إذا خاطبك متعامل بوساطة مكالمة هاتفية، فما أفضل طريقة لإرضاء المتصل وترك أثر طيب في نفسه؟

عند التواصل الهاتفي اتبع الإرشادات الآتية:

- ارفع سماعة الهاتف بعد الرنة الثانية أوالثالثة، فذلك يعطي انطباعاً جيداً لدى المتصل عن المؤسسة.

- ضع مذكرة وقلم بالقرب من الهاتف لتسجيل البيانات والأرقام بسهولة ويسر.

- ارفع السماعة وابدأ بتحية المتصل ومن ثم أذكر اسم المؤسسة مباشرة. (لا تنتظره ... بادر)

- اذكر اسمك ومسماك الوظيفي.. واسأل المتصل بابتسامة: هل من خدمة؟ (ثق أن المتصل يفهم تبسمك من نبرة صوتك، فينشرح لتقديم طلبه.)

- أنصت للمتصل بهدوء، سواء أكان طلبه من اختصاصك أو من اختصاص قسم آخر، إذا كان الطلب من ضمن مهامك، فبادر بتقديم الخدمة بسعة صدر ولا تتذمر أو تنشغل بأمور أخرى أثناء المكالمة الهاتفية، انتظر لحين اختتام المكالمة. أما إذا كان طلب المتصل ليس من اختصاصك فقدم له اعتذارك وبلغه عن القسم الذي ينبغي التواصل معه وزوده برقم التحويلة المباشرة واسم الشخص المعني بالطلب. (إن ذلك الإجراء البسيط لكفيل أن يبنى جسور التواصل الفعال ويشيع سمعة طيبة عن شخصك وعن مؤسستك.. ورغم أننا نراه بسيطاً إلا أن نتائجه مبهرة.)

- تجنب الأكل أو لدغ اللبان أثناء الحوار الهاتفي.

- إذا اضطررت لإنهاء المكالمة لسبب طارئ فاعتذر للمتصل وبين له السبب وخذ رقمه واسمه لإعادة التواصل به.

- لا تنه المكالمة قبل أن ينهها المتصل.

إن السعادة والاطمئنان ترتبطان ارتباطاً وثيقاً بقدراتنا على إسعاد الآخرين، ومعرفة ردة فعلهم تجاهنا، فما دمنا قادرين على ذلك دون عناء أو جهد فما المانع من أن يصبح رضا المتعاملين منهجاً لحياتنا اليومية!...

هل لديك إرشادات عملية للمتعامل الزائر؟